政策、組織及規條（Policy, Organisation and Rules 簡稱POR）規定各團必須有領袖持有有效委任書（Warrant）或暫許委任書（Provisional Warrant）。

所有人士首次被提名委任為領袖前，必須先完成「領袖初級訓練班」／「童軍運動基本原則訓練班（單元1A及單元1B）」 及「【保護童軍成員免受傷害】網上自學課程」，從而對童軍運動的目的、系統及訓練方法和本會保護童軍成員免受傷害的政策有基本認識。

首次被提名人士提交委任提名表（表格A01）及成年成員註冊表格（表格R01）時須同時夾附「領袖初級訓練班」／「童軍運動基本原則訓練班（單元1A及單元1B）」及「【保護童軍成員免受傷害】網上自學課程」訓練證書副本，以茲證明。

領袖在被提名續任前，必須填妥有關刑事罪行聲明書（表格R02）作出申報有關刑事罪行或因涉嫌性侵犯及／或侵犯青少年罪行而需協助警方調查的資料，以供總會處理。所有申報的個人資料會依照香港童軍總會「個人資料私隱政策聲明」處理。

委任書只發給已完成木章訓練系統「基本訓練」的領袖。未完成木章訓練系統「基本訓練」的領袖，只可獲發給暫許委任書。木章訓練系統「基本訓練」的定義是指完成支部領袖木章訓練系統中的第二階段「支部訓練方法」或行政人員木章訓練系統中的第四階段「基本在職訓練」。